FAQ DMS - Häufig gestellte Fragen

Ein DMS wie DocuWare erfüllt alle rechtlichen Anforderungen an Dokumentenmanagement, Archivierung und Prozessautomatisierung. Es kann an jedes System angebunden werden und unterstützt jede Dokumentenart. Neben Eingangsrechnungen inkl. aller E-Rechnungsformate lassen sich beispielsweise Dokumente aus der Buchhaltung, dem Personalwesen, Verträge, Zeichnungen, ISO-Normen, Serviceberichte und alle sonstigen Belege durch optimale Prozesse verarbeiten.

Prozessoptimierung leicht gemacht: Was ein DMS wie DocuWare alles leisten kann!

Warum ein DMS für jedes Unternehmen unverzichtbar ist!

Auf viele Arten! Mit der Integration von natif.ai revolutioniert DocuWare die Dokumentenverwaltung. Die KI übernimmt die automatische Indexierung, extrahiert relevante Daten blitzschnell und reduziert manuelle Fehler. Das spart Zeit und steigert die Effizienz erheblich. Zudem optimiert KI Workflows, indem sie Prozesse automatisiert und fundierte Entscheidungen ermöglicht.

Doch das ist nicht alles: Mit amberSearch haben wir eine leistungsstarke KI-Lösung, die Wissen aus sämtlichen Programmen bündelt und für alle Mitarbeitenden verfügbar macht. Statt mühsam in verschiedenen Systemen zu suchen, reicht eine einfache Frage wie: Welche Lieferanten haben wir im Bereich der Kugellager? – Die KI durchsucht alle relevanten Quellen und erstellt eine präzise Zusammenfassung. Sie kann sogar zusätzliche Fragen beantworten, z. B. Wer ist der günstigste? oder Wer liefert am schnellsten?

Darüber hinaus verfügt amberSearch über eine generative KI, die z. B. beim Beantworten von E-Mails unterstützt. So werden Informationen nicht nur schneller gefunden, sondern auch direkt in verständlicher Form aufbereitet. Kurz gesagt: Mit KI in DocuWare und amberSearch wird Wissen effizient genutzt, Prozesse automatisiert und der Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

KI im DMS sinnvoll nutzen!

Das hängt davon ab, ob Sie in die Cloud gehen oder sich für ein On-Premise-System entscheiden. Um die Fragen der Kosten zu beantworten, muss vorher ein Workshop durchgeführt werden. Alles andere wäre ein formaler Akt des Ratens. Während in der Cloud bis auf Schnittstellen alle Module bereits integriert sind, kann man sich in der On-Premise-Variante sein System aus verschiedenen Modulen zusammenbauen. Wichtige Kriterien für den Preis sind die Anzahl der User, Speicherbedarf (Cloud), welche Themen/Prozesse umgesetzt werden sollen und welche Schnittstellen Sie benötigen.

Ein Projekt mit uns beginnt mit einem offenen Ohr. Im Erstgespräch hören wir aufmerksam zu, wo Ihre Herausforderungen liegen und welche Ziele Sie verfolgen. Gemeinsam klären wir, wie eine optimale Lösung für Sie aussehen könnte. Unser Anliegen ist es, dass jede*r Betroffene aktiv eingebunden wird.

Nach dem Erstgespräch erfolgt eine schrittweise Vorgehensweise: Klare Prioritäten sorgen dafür, dass niemand überfordert wird. Wenn der Konzeptvorschlag Ihre Vorstellungen trifft, wird ein Workshop vor Ort vereinbart. Im Workshop analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die bestehenden Prozesse, entwickeln neue, passgenaue Abläufe und prüfen technische Voraussetzungen. Nach dem Workshop erhalten Sie einen detaillierten Projektplan zur Abstimmung – passt alles, startet die Implementierung.

Während der Implementierung sind wir an Ihrer Seite: Es werden Tests durchgeführt und Anpassungen vorgenommen. Vor dem GoLive erhalten Sie eine Schulung, um sicherzugehen, dass alle Beteiligten sicher mit dem System umgehen können. Nach 2-4 Wochen folgt eine weitere Schulung, um auf praktische Fragen im Arbeitsalltag einzugehen.

Unser Ziel ist es, dass Sie mit Ihrem System langfristig zufrieden sind. Auch nach dem GoLive stehen wir Ihnen zur Seite, optimieren bei Bedarf und stimmen das System weiterhin auf Ihre Bedürfnisse ab.

Wie läuft ein DMS-Projekt mit jucom ab?

Absolut! Die Investition in DocuWare zahlt sich schneller aus, als viele denken. Allein durch die Zeitersparnis bei der Dokumentensuche – durchschnittlich rund 20 % eines Arbeitstages – kann ein 15-köpfiges Team monatlich etwa 9.000 € sparen. Addiert man dazu die Effizienzgewinne durch intelligente Workflows, kann das Einsparpotenzial in den nächsten 5 Jahren um weitere 700.000 € oder mehr anwachsen. Doch nicht nur die Kostenersparnis zählt: Ihre Mitarbeitenden gewinnen wertvolle Zeit für Aufgaben, die wirklich zählen. Kurz gesagt: DocuWare lohnt sich in jeder Hinsicht.

Lohnt sich die Investition in ein DMS wirklich?

DocuWare sorgt für eine spürbare Entlastung Ihrer Mitarbeitenden. Dank automatisierter Workflows, einer schnellen Dokumentensuche und einer strukturierten Ablage entfallen zeitraubende, manuelle Aufgaben. Der Stresspegel sinkt, da keine unnötigen Routinearbeiten mehr erledigt werden müssen. Zudem wird sogenanntes „Inselwissen“ vermieden, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert und für das gesamte Team zugänglich sind. Dies fördert eine effizientere Zusammenarbeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine gleichmäßige Arbeitsverteilung. Letztendlich verbessert DocuWare nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden – sie haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und erleben eine moderne, digitale Arbeitsumgebung.

DocuWare Blog #1: Entlastung von Mitarbeitenden mit DocuWare

Diese Situation ist uns nur zu gut bekannt, denn sie begegnet nahezu jedem Unternehmen. Mitarbeitende, die über Jahre hinweg auf bestimmte Weise gearbeitet haben, fürchten oft Veränderung oder Überforderung. Wir bringen viel Erfahrung darin mit, wie solche Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden können.

Unser Ansatz: Wir gehen aktiv auf diese Mitarbeitenden zu, binden sie in den Prozess ein und zeigen auf, welchen individuellen Vorteil die Veränderung für sie bringt. Behutsam und mit klarer Kommunikation bauen wir Ängste ab und gewinnen das Vertrauen der Beteiligten. Oft sind es am Ende genau diese Mitarbeitenden, die zu den größten Fans des neuen Systems werden – weil sie dessen Mehrwert selbst erleben.

Die gute Nachricht: Eine DocuWare-Implementierung dauert in der Regel weniger als 30 Tage! Die tatsächliche Dauer hängt davon ab, wann wir zusammen starten und wie schnell die benötigten Informationen bereitgestellt werden. Sobald alles vorbereitet ist, legen wir los – und bei dringendem Bedarf können wir Ihr System sogar innerhalb weniger Tage konfigurieren. Je früher wir starten, desto schneller profitieren Sie von den Vorteilen!

Nein, wir bieten keinen klassischen Supportvertrag mit festen Stundenkontingenten an, die oft gar nicht ausgeschöpft werden. Stattdessen machen wir es einfach: Wenn Probleme oder Fragen auftauchen, melden Sie sich direkt – per Anruf oder Ticket. Fehler, die das System betreffen, werden kostenlos behoben. Geht es um Benutzerfehler oder notwendige Anpassungen, rechnen wir die benötigte Zeit fair und minutengenau ab

Dokumente können auf vielfältige Weise in DocuWare importiert werden: Klassische Scans, Drag & Drop, Überwachung von E-Mail-Postfächern, manuelles Ablegen von E-Mails, automatisierter Import durch Schnittstellen oder das „Drucken“ mit dem DocuWare Printer. Zudem lassen sich mobile Apps und automatische Dokumentenerkennung nutzen, um den Import weiter zu erleichtern.

Ja, selbstverständlich. Wir schulen Key-User, die Konfigurationen und Einstellungen eigenständig vornehmen können, wenn sie wollen. Für die Konfiguration ist IT-Knowledge hilfreich, aber keine Pflicht.