In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Dokumente, die verschiedene Bearbeitungsschritte durchlaufen – sei es eine Rechnung, ein Vertrag oder eine interne Genehmigung. Doch wie oft kommt es vor, dass ein Dokument scheinbar „verschwindet“ oder unklar ist, wer gerade daran arbeitet? Mit DocuWare gehört dieses Problem der Vergangenheit an, denn die Software sorgt für vollständige Transparenz in allen dokumentenbasierten Prozessen.
Jederzeit wissen, wo sich ein Dokument befindet
Ihr wollt genau wissen, in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Dokument gerade befindet? Kein Problem! Mit DocuWare könnt ihr den Status eines Dokuments in Echtzeit verfolgen – von der ersten Erfassung bis zur finalen Freigabe. So habt ihr stets den Überblick, wer gerade mit der Bearbeitung betraut ist und welche nächsten Schritte anstehen. Mit anderen Worten: Kein Dokument bleibt mehr unbeachtet oder verzögert sich unbemerkt.
Automatische Benachrichtigungen für maximale Effizienz
Mitarbeitende erhalten automatisch eine Benachrichtigung, sobald sie eine neue Aufgabe im System haben. So geht keine wichtige Aufgabe unter und nichts bleibt liegen. Ist eine Aufgabe überfällig, kann DocuWare sogar eine Erinnerung versenden – und falls notwendig, wird der Vorgesetzte direkt mit einbezogen, sodass die Aufgabe endlich erledigt wird. Diese automatisierten Prozesse sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgen auch für eine höhere Produktivität und Verlässlichkeit.
Freigabeprozesse nachvollziehbar gestalten
Wer hat ein Dokument freigegeben, obwohl die Werte möglicherweise nicht gestimmt haben? Mit DocuWare lassen sich alle Freigabeprozesse detailliert nachverfolgen. Doch keine Sorge: Es geht hier nicht darum, mit dem Finger auf jemanden zu zeigen. Vielmehr ermöglicht die Transparenz eine gezielte Analyse und Optimierung der Prozesse, sodass solche Fehler in Zukunft vermieden werden können. So wird kontinuierlich an der Verbesserung gearbeitet – ganz ohne Schuldzuweisungen.
Controller profitieren von maximaler Übersichtlichkeit
Besonders für das Controlling sind präzise und nachvollziehbare Abläufe essenziell. DocuWare bietet eine umfassende Protokollierung, sodass alle relevanten Informationen auf einen Blick abrufbar sind. Ob Eingangsrechnungen, Freigaben oder Bearbeitungszeiten – alle Daten stehen zur Verfügung, um Prozesse effizient zu steuern und Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Fazit: Mit DocuWare immer den Überblick behalten
Mit DocuWare wird Transparenz in dokumentenbasierten Prozessen zur Selbstverständlichkeit. Von der Nachverfolgbarkeit eines Dokuments über automatische Benachrichtigungen bis hin zur lückenlosen Dokumentation von Freigaben – all diese Funktionen sorgen für eine optimierte Zusammenarbeit, weniger Fehler und eine gesteigerte Effizienz.
Wollt ihr mehr über DocuWare erfahren? Kontaktiert uns und wir zeigen euch, wie ihr eure Workflows transparenter und effizienter gestalten könnt!
