Viele Unternehmen sehen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) als lästige Pflicht an. Doch in Wahrheit ist ein DMS nicht nur eine Notwendigkeit, um rechtliche Anforderungen wie die GoBD und die DSGVO einzuhalten, sondern eine enorme Erleichterung für den Arbeitsalltag. Mit der richtigen Lösung automatisieren Unternehmen Prozesse, eliminieren Fehlerquellen und sparen Zeit sowie Kosten. Mit anderen Worten: Ein DMS sorgt dafür, dass Unternehmen effizienter arbeiten und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Prozessautomatisierung: Mehr als nur Archivierung
Ein modernes DMS ist viel mehr als ein digitaler Aktenschrank. Es automatisiert zentrale Prozesse, sodass manuelle Arbeit entfällt und Mitarbeitende sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Hier sind einige Beispiele, wie ein DMS Arbeitsabläufe optimiert:
📑 Automatisierte Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen werden automatisch analysiert, mit Bestellungen abgeglichen und auf Duplikate geprüft, sodass keine Rechnung doppelt bezahlt wird. Die gesetzlich vorgeschriebene §14 UStG-Prüfung erfolgt automatisch, um sicherzustellen, dass Rechnungen steuerlich korrekt sind.
📜 Vertragsmanagement mit Erinnerungsfunktionen – Verträge laufen nicht mehr unbemerkt aus, da das DMS automatische Erinnerungen und Eskalationsstufen bietet. Verlängerungen und Kündigungsfristen bleiben im Blick, sodass keine finanziellen Nachteile entstehen.
👨💼 Personalakten und HR-Prozesse – Vom Bewerbermanagement über digitale Personalakten bis zur automatisierten Urlaubsverwaltung reduziert ein DMS den Verwaltungsaufwand erheblich.
🚗 Fahrzeug- und Asset-Management – Wartungstermine, Leasingrückläufe und Versicherungsnachweise lassen sich effizient überwachen, sodass nichts in Vergessenheit gerät.
🔄 RMA- und Serviceprozesse – Defekte Geräte oder Reklamationen werden mit automatisierten Workflows verfolgt, sodass jeder Schritt transparent bleibt.
Automatisierte Prüfungen im DMS sparen Zeit und Geld
Viele Unternehmen führen Prüfungen manuell durch – ein enormer Zeitfresser mit Fehlerpotenzial. Ein DMS optimiert diese Prozesse durch Automatisierung:
🔍 Automatische Abgleiche von Dokumenten – Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine werden direkt miteinander verglichen. Stimmen Daten nicht überein, informiert das System die zuständigen Mitarbeitenden sofort.
⏰ Erinnerungs- und Eskalationsstufen – Aufgaben, die nicht fristgerecht bearbeitet werden, eskalieren automatisch an Vorgesetzte, sodass sie nicht in Vergessenheit geraten.
💰 Skonto sichern – Rechnungen werden früher bearbeitet, sodass Skontofristen eingehalten und bares Geld gespart wird.
GoBD, DSGVO und Rechtssicherheit auf Knopfdruck
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist für Unternehmen essenziell. Ein DMS stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden:
📜 GoBD-konforme Archivierung – Dokumente lassen sich revisionssicher speichern und können nicht nachträglich manipuliert werden.
🔒 DSGVO-konforme Datenverwaltung – Automatische Löschfristen sorgen dafür, dass personenbezogene Daten zum richtigen Zeitpunkt entfernt werden.
📂 Dokumentenfreigaben und Protokollierung – Jede Bearbeitung wird transparent dokumentiert, sodass immer nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert oder freigegeben hat.
Fazit: Ein DMS ist ein Muss für jedes Unternehmen
Ein DMS mag auf den ersten Blick eine Investition sein, doch in Wahrheit spart es Unternehmen enorme Kosten. Durch die Automatisierung von Prozessen, Vermeidung von Fehlern und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewinnen Unternehmen wertvolle Zeit und steigern ihre Effizienz sowie Transparenz. Wer auf ein DMS setzt, stellt sein Unternehmen zukunftssicher auf.
