Viele Unternehmen fragen sich, ob sich die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare wirklich rechnet. Die Antwort ist ein klares: Ja! Und das schneller, als viele denken. Denn die Kosten, die durch ineffiziente Prozesse entstehen, sind oft viel höher als die einmalige Investition in eine professionelle Lösung.
Zeit ist Geld: Die enorme Ersparnis durch ein DMS
Einer der größten Vorteile eines DMS ist die Zeitersparnis. Studien zeigen, dass Mitarbeitende durchschnittlich 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Das entspricht einem ganzen Arbeitstag pro Woche!
Rechnen wir das einmal durch: Ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden, die sich täglich mit Dokumenten befassen, kann allein durch die optimierte Dokumentensuche monatlich etwa 9.000 € einsparen. Das sind 108.000 € pro Jahr. Und das ist nur ein Teil des Einsparpotenzials.
Automatisierung spart Kosten – und Nerven
Neben der reinen Suchzeit bietet DocuWare auch intelligente Workflows, die zahlreiche manuelle Aufgaben automatisieren:
✅ Automatische Rechnungsprüfung: Das System gleicht Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen ab, sodass keine doppelte Zahlung erfolgt. Die §14 UStG-Prüfung läuft automatisch, wodurch steuerliche Fehler vermieden werden.
⏳ Effiziente Freigabeprozesse: Rechnungen, Verträge und andere Dokumente müssen nicht mehr per E-Mail verschickt oder ausgedruckt werden. Stattdessen läuft alles digital und transparent ab. Die richtigen Personen werden automatisch benachrichtigt, sodass Bearbeitungszeiten drastisch sinken.
📅 Erinnerungsfunktionen & Eskalationsstufen: Aufgaben werden nicht mehr vergessen. Fristen und Skontovorteile bleiben im Blick, was zu einer direkten Kosteneinsparung führt.
700.000 € Einsparpotenzial in 5 Jahren
Durch die Kombination aus Zeiteinsparung, optimierten Prozessen und automatisierten Workflows kann ein mittelständisches Unternehmen in den nächsten 5 Jahren leicht 700.000 € oder mehr einsparen. Doch nicht nur das: Die Mitarbeitenden gewinnen wertvolle Zeit, um sich auf strategische und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit im Team.
Fazit: Die Investition in ein DMS zahlt sich schnell aus
DocuWare ist kein Kostenfaktor – Ein DMS ist eine Investition, die sich vielfach auszahlt. Neben den direkten finanziellen Einsparungen profitieren Unternehmen von erhöhter Transparenz, weniger Fehlern und zufriedeneren Mitarbeitenden. Wer in DocuWare investiert, sichert sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern sorgt dafür, dass Prozesse effizient und zukunftssicher aufgestellt sind.
