Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) klingt oft nach einem langwierigen Prozess – doch die Realität sieht anders aus. Die gute Nachricht: Eine DocuWare-Implementierung dauert in der Regel weniger als 30 Tage! In einigen Fällen konnten wir unsere Kunden sogar innerhalb von zwei Tagen live schalten. Entscheidend ist eine gute Vorbereitung und enge Zusammenarbeit.
Was beeinflusst die Dauer der Implementierung eines DMS?
Die tatsächliche Dauer hängt von verschiedenen Faktoren ab:
✅ Zeitpunkt des Projektstarts:
Je schneller wir gemeinsam loslegen, desto schneller profitieren Sie von den Vorteilen.
✅ Bereitstellung der notwendigen Informationen:
Wir benötigen bestimmte Daten, Zugriffsrechte und Anforderungen, um Ihr DMS optimal anpassen zu können.
✅ Anbindung an bestehende Systeme:
Soll DocuWare in Ihre ERP-, CRM- oder andere Softwareumgebungen integriert werden, müssen die Schnittstellen geprüft und eingerichtet werden.
✅ Datenmigration:
Falls Altbestände übernommen werden sollen, müssen diese entsprechend vorbereitet und importiert werden.
Blitzschnelle Umsetzung ist möglich – mit den richtigen Voraussetzungen
Unsere Erfahrung zeigt: Wenn alle benötigten Daten vorliegen und wir Zugriff auf relevante Systeme haben, kann die Implementierung in wenigen Tagen abgeschlossen sein. Dies ist unter anderem möglich, weil unser Team nicht nur aus Technikern, sondern auch aus geschulten Vertriebsmitarbeitenden besteht, die eine komplette DMS-Einrichtung eigenständig durchführen können. Dadurch entfallen lange Wartezeiten und der Prozess bleibt effizient und schlank.
Strukturierte Planung für eine reibungslose Implementierung
Obwohl eine schnelle Umsetzung möglich ist, empfehlen wir eine sorgfältige Planung. Im Normalfall läuft eine DocuWare-Einführung in folgenden Schritten ab:
1️⃣ Workshop & Anforderungsanalyse
Gemeinsam ermitteln wir, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat, welche Prozesse optimiert werden sollen und welche Schnittstellen notwendig sind.
2️⃣ Erstellung eines Projektleitfadens
Basierend auf den Ergebnissen des Workshops entwickeln wir einen detaillierten Projektplan, der alle Umsetzungsschritte beschreibt und sicherstellt, dass das Projekt exakt nach Ihren Wünschen umgesetzt wird.
3️⃣ Freigabe durch den Kunden
Erst wenn Sie mit dem Projektplan einverstanden sind und diesen freigeben, starten wir die technische Umsetzung.
4️⃣ Implementierung & Anpassung
Die Installation und Konfiguration von DocuWare beginnt. Parallel binden wir relevante Systeme an und sorgen für eine reibungslose Datenübernahme.
5️⃣ Erste Schulung & Go-Live
Nach Abschluss der Einrichtung führen wir eine Schulung durch, sodass Ihre Mitarbeitenden sofort mit DocuWare arbeiten können.
Typischer Zeitrahmen: 3-4 Wochen bis zum Live-Betrieb
Während schnelle Umsetzungen innerhalb weniger Tage möglich sind, hat ein DMS-Projekt normalerweise eine gewisse Anlaufzeit. Zwischen dem initialen Workshop und der Fertigstellung inklusive Schulung vergehen in der Regel 3-4 Wochen. Dies stellt sicher, dass alle individuellen Anforderungen umgesetzt sind und Ihre Mitarbeitenden optimal auf die Nutzung vorbereitet werden.
Fazit: Schnelle Einführung mit nachhaltigem Erfolg
Die Implementierung von DocuWare ist weder kompliziert noch zeitintensiv – vorausgesetzt, alle relevanten Informationen stehen zur Verfügung. Unsere Erfahrung und effiziente Vorgehensweise ermöglichen es uns, Ihr DMS schnell einsatzbereit zu machen. Je früher wir starten, desto schneller profitieren Sie von automatisierten Prozessen, effizienter Dokumentenverwaltung und maximaler Zeitersparnis
