Viele Unternehmen setzen bereits auf MailStore zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails und fragen sich, ob ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) überhaupt noch notwendig ist. Schließlich erfüllt MailStore wichtige GoBD– und DSGVO-Anforderungen und sorgt für die manipulationssichere Speicherung von E-Mails. Doch ein DMS kann weitaus mehr als nur Archivierung – und ist daher für eine effiziente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung essenziell.
MailStore vs. DMS: Wo liegen die Unterschiede?
📧 MailStore: Die Speziallösung für E-Mails
MailStore wurde speziell für die rechtssichere Archivierung von E-Mails entwickelt. Es hilft Unternehmen dabei, GoBD- und DSGVO-Anforderungen einzuhalten, indem es E-Mails unveränderbar speichert und eine gezielte Löschung nach vorgegebenen Fristen ermöglicht. Die Lösung bietet zudem schnelle Suchfunktionen, um archivierte Mails jederzeit wiederzufinden.
📂 DMS: Die zentrale Lösung für alle Dokumente
Ein DMS verwaltet nicht nur E-Mails, sondern sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente – von Rechnungen und Verträgen bis hin zu Kundenakten, Projektdokumentationen und Personalunterlagen. Während MailStore ausschließlich auf E-Mails fokussiert ist, bietet ein DMS eine ganzheitliche Lösung zur strukturierten Ablage, Verwaltung und Automatisierung von Dokumentenprozessen.
Die Vorteile eines DMS über die Archivierung hinaus
✅ Ganzheitliche Dokumentenverwaltung – Alle Dokumente an einem zentralen Ort statt in verschiedenen Systemen und Ordnerstrukturen.
🚀 Automatisierte Workflows – Ein DMS ermöglicht das digitale Freigeben, Prüfen und Weiterleiten von Dokumenten – ohne Medienbrüche.
🔍 Erweiterte Suchfunktionen – Dokumente können nach Inhalten, Metadaten oder Kategorien durchsucht werden – nicht nur nach Absender oder Betreff.
🔄 Revisionssicherheit für alle Dokumente – Während MailStore sich auf E-Mails beschränkt, stellt ein DMS sicher, dass auch Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen GoBD- und DSGVO-konform archiviert und verarbeitet werden.
📜 Rechtskonforme Löschkonzepte – Während MailStore Löschrichtlinien für E-Mails bietet, regelt ein DMS diese für alle Dokumente und stellt sicher, dass personenbezogene Daten gemäß DSGVO fristgerecht gelöscht werden.
🌍 Standortunabhängiger Zugriff – Ein DMS bietet eine webbasierte Plattform, mit der Teams weltweit auf Dokumente zugreifen können – egal ob im Homeoffice oder unterwegs.
💡 Schnittstellen zu anderen Systemen – Ein modernes DMS integriert sich nahtlos in ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme und sorgt für effiziente digitale Prozesse.
Fazit: Ein DMS ist die bessere Wahl
MailStore ist ein guter Einstieg, wenn es um die revisionssichere Archivierung von E-Mails geht. Doch wer eine umfassende und zukunftssichere Lösung für sein gesamtes Dokumentenmanagement sucht, kommt um ein DMS nicht herum. Ein DMS wie DocuWare kann MailStore nicht nur ersetzen, sondern bietet darüber hinaus enorme Vorteile bei der Prozessoptimierung, Automatisierung und rechtssicheren Dokumentenverwaltung.
Unternehmen, die langfristig effizienter arbeiten und ihre Dokumente zentral, sicher und rechtskonform verwalten wollen, sollten auf ein vollwertiges DMS setzen. Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns – wir zeigen Ihnen, wie ein DMS Ihr Unternehmen auf das nächste Level hebt!
