Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer detaillierten Analyse, bevor sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen. Doch nur durch eine gründliche Untersuchung der bestehenden Prozesse lässt sich das volle Potenzial eines DMS ausschöpfen. Mit anderen Worten: Wer seine Abläufe nicht genau kennt, wird die Vorteile der Digitalisierung nicht in vollem Umfang nutzen können.
Wie laufen Prozesse aktuell ab?
Um ein DMS sinnvoll einzusetzen, müssen wir verstehen, wie Prozesse derzeit im Unternehmen ablaufen. Dabei geht es nicht nur um offensichtliche Arbeitsabläufe, sondern auch um versteckte Hürden und Hindernisse. Wir analysieren, wie lange einzelne Prozessschritte tatsächlich dauern, wo Engpässe entstehen und welche „Schmerzpunkte“ Mitarbeitende täglich erleben.
Nur so lassen sich gezielt Optimierungen durchführen, sodass das neue System nicht nur digitalisiert, sondern wirklich effizienter wird. Schließlich gilt unser Lieblingsspruch:
„Wer einen scheiß Prozess digitalisiert, hat einen scheiß digitalen Prozess.“
Warum eine Analyse vor Ort unverzichtbar ist
Viele Dinge fallen erst auf, wenn man direkt vor Ort ist. Natürlich lassen sich erste Gespräche über Microsoft Teams oder andere Plattformen führen, doch nur eine persönliche Analyse im Unternehmen offenbart das gesamte Bild:
🔍 Unentdeckte Prozesse – Während einer Vor-Ort-Analyse sehen wir oft Bereiche, die bislang nicht in die DMS-Planung einbezogen wurden, beispielsweise papierbasierte Abläufe in anderen Abteilungen.
📄 Papierflut erkennen – Unternehmen glauben häufig, bereits weitgehend digitalisiert zu sein, doch erst eine Analyse zeigt, wie viel Papier tatsächlich noch genutzt wird.
👨💼 Reaktionen der Mitarbeitenden beobachten – Wie Mitarbeitende auf Veränderungen reagieren, ist entscheidend für den Erfolg eines DMS. Vor Ort lassen sich Akzeptanzprobleme frühzeitig erkennen und Lösungen entwickeln.
Die Möglichkeiten eines DMS voll ausschöpfen
Eine gute Analyse sorgt dafür, dass Unternehmen alle Vorteile eines modernen DMS nutzen können. Denn ein DMS kann weit mehr als nur Dokumente speichern. Es automatisiert Prozesse und reduziert manuellen Aufwand erheblich:
📑 Automatisierte Rechnungsprüfung mit KI – Rechnungen werden direkt mit Bestellungen abgeglichen, sodass manuelle Kontrollen entfallen und Fehler minimiert werden.
📜 Vertragsmanagement – Erinnerungen an Fristen, automatische Genehmigungsworkflows und die zentrale Ablage sorgen dafür, dass kein Vertrag mehr unbemerkt ausläuft.
👨💼 Personalprozesse optimieren – Digitale Personalakten, automatisierte Bewerbermanagement-Prozesse und strukturierte Urlaubsanträge erleichtern die Arbeit der HR-Abteilung.
🚗 Fahrzeug- und Asset-Management – Wartungsintervalle, Leasingverträge und Schadensberichte lassen sich digital verwalten und überwachen.
🔄 RMA- und Serviceberichte effizient steuern – Reklamationen und Reparaturen laufen strukturiert ab, sodass jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.
Fazit: Die Analyse als Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung
Eine gründliche Analyse bildet die Basis für ein leistungsfähiges DMS. Sie zeigt nicht nur auf, wo die größten Optimierungspotenziale liegen, sondern sorgt auch dafür, dass Unternehmen die Möglichkeiten eines DMS voll ausschöpfen. Mit anderen Worten: Nur wer seine Prozesse wirklich kennt, kann sie sinnvoll digitalisieren.
