Die Frage nach den Kosten eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann nicht pauschal beantwortet werden, da jedes Unternehmen individuelle Anforderungen hat. Mit anderen Worten: Ohne eine vorherige Analyse und genaue Planung wäre jede Preisangabe reine Spekulation. Die gute Nachricht ist jedoch, dass sich die Investition in ein DMS nicht nur finanziell lohnt, sondern auch Zeit und Ressourcen spart.
Cloud oder On-Premise – Die Wahl beeinflusst die Kosten
Ein wesentlicher Kostenfaktor ist die Entscheidung zwischen einer Cloud-Lösung oder einer On-Premise-Installation. Während in der Cloud bereits viele Module integriert sind und nach Bedarf genutzt werden können, bietet die On-Premise-Variante mehr Flexibilität, indem Unternehmen ihr System individuell aus verschiedenen Modulen zusammenstellen können.
Folgende Faktoren beeinflussen die Kosten maßgeblich:
💻 Anzahl der User – Je mehr Mitarbeitende auf das DMS zugreifen, desto höher die Lizenzkosten.
📂 Speicherbedarf (bei Cloud-Lösungen) – Der benötigte Speicherplatz beeinflusst die monatlichen Gebühren.
📑 Umzusetzende Prozesse – Je mehr Prozesse digitalisiert und automatisiert werden sollen, desto komplexer wird die Implementierung.
🔄 Schnittstellen zu anderen Systemen – Eine nahtlose Integration mit ERP-, CRM- oder FiBu-Systemen erfordert eine individuelle Anbindung.
Warum eine vorherige Analyse unverzichtbar ist
DMS-Projekte sind hochindividuell, sodass eine detaillierte Analyse und Konzeption notwendig sind, bevor eine realistische Kostenabschätzung erfolgen kann. In einem Workshop klären wir:
✅ Welche Geschäftsprozesse digitalisiert werden sollen.
🔗Welche Integrationen und Schnittstellen benötigt werden.
📋Welche technischen Voraussetzungen gegeben sind.
💵Wie hoch das Einsparpotenzial durch Automatisierung ausfällt.
Ohne eine solche Analyse bleibt eine Kostenschätzung reine Spekulation.
Lohnt sich die Investition in ein DMS?
Definitiv! Auch wenn die Einführung eines DMS zunächst Kosten verursacht, überwiegen die Vorteile eindeutig:
⏳ Zeitersparnis – Mitarbeitende verbringen bis zu 20 % ihres Arbeitstages mit der Dokumentensuche. Mit einem DMS reduziert sich dieser Aufwand erheblich.
💰 Kosteneinsparungen – Etliche Unternehmen haben bereits über 700.000 € in fünf Jahren durch ein DMS eingespart, etwa durch automatisierte Workflows und optimierte Prozesse.
📉 Fehlervermeidung – Automatische Prüfmechanismen verhindern doppelte Rechnungszahlungen und gewährleisten eine gesetzeskonforme Ablage.
⚖ Rechtssicherheit – Ein DMS sorgt für GoBD- und DSGVO-Konformität und schützt Unternehmen vor Strafen aufgrund fehlender Dokumentation.
Fazit: Kein Unternehmen kommt am DMS vorbei
Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, und Unternehmen, die ihre Prozesse nicht effizient gestalten, geraten ins Hintertreffen. Die Einführung eines DMS ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“. Wer frühzeitig investiert, spart nicht nur Kosten, sondern sichert sich auch langfristige Wettbewerbsvorteile.
