So läuft ein DMS-Projekt mit jucom ab – Schritt für Schritt zur perfekten Lösung
Ein DMS-Projekt ist mehr als nur eine technische Einführung – es ist eine Transformation Ihrer Arbeitsweise. Bei jucom begleiten wir Sie von der ersten Idee bis zur langfristigen Optimierung, damit Ihr Dokumentenmanagement exakt zu Ihren Anforderungen passt.
1️⃣ Zuhören, Verstehen & Priorisieren – Der Startschuss
Jedes Projekt beginnt mit einem offenen Ohr. Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit, Ihre Herausforderungen zu verstehen und Ihre Ziele zu definieren. Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Wo gibt es Medienbrüche? Wer ist involviert? All diese Fragen klären wir, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.
Doch mindestens genauso wichtig ist die Priorisierung der Aufgaben. Natürlich könnten wir sämtliche Prozesse gleichzeitig umstellen – aber das wäre nicht förderlich für Ihre Mitarbeitenden. Zu viele Neuerungen auf einmal können überfordern und im schlimmsten Fall dazu führen, dass das System abgelehnt wird. Deshalb setzen wir auf eine schrittweise Einführung, sodass die Mitarbeitenden das System kennenlernen, es akzeptieren und die Vorteile im Arbeitsalltag spüren. Unser Ziel ist, dass das System nicht nur eingeführt, sondern auch gelebt wird und Ihnen einen echten Mehrwert bietet.
2️⃣ Analyse & Konzeption – Die richtige Lösung entwickeln
Nach dem Erstgespräch geht es an die detaillierte Analyse Ihrer Prozesse – direkt bei Ihnen vor Ort. Nur wenn wir die tatsächlichen Gegebenheiten und Arbeitsweisen kennenlernen, können wir eine optimale Lösung entwickeln. Wir beobachten die Abläufe, sprechen mit den betroffenen Teams und identifizieren Optimierungspotenziale.
Basierend auf dieser Analyse erarbeiten wir erste Lösungsvorschläge, die wir Ihnen in der Konzeptionsphase vorstellen. Warum schlagen wir Lösungen vor? Ganz einfach: Sie kennen Ihr Unternehmen, aber wir kennen das System und wissen, was alles möglich ist. Gemeinsam besprechen wir die Vorschläge mit den relevanten Abteilungen und erarbeiten eine Lösung, die wirklich zu Ihnen passt.
3️⃣ Workshop & Feinschliff – Der letzte Schliff vor der Umsetzung
Sobald die Konzeptionierung abgeschlossen ist, folgt ein detaillierter Workshop. Hier gehen wir tiefer in die technischen Details und besprechen, wie die Konfiguration erfolgen soll. Denn erst wenn wir alle Anforderungen und technischen Voraussetzungen genau definiert haben, können wir ein verbindliches Angebot erstellen und sicherstellen, dass die Umsetzung in der geplanten Form auch tatsächlich funktioniert.
4️⃣ Umsetzung & Tests – Schritt für Schritt zur perfekten Lösung
Mit der Annahme des Angebots beginnt die eigentliche Umsetzung. Dabei setzen wir auf eine enge Zusammenarbeit und regelmäßige Tests. Während der Testphasen prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob die Lösung genau Ihren Erwartungen entspricht. Falls sich im Praxistest herausstellt, dass noch Anpassungen nötig sind, können wir diese flexibel umsetzen.
Jedes Projekt wird außerdem dokumentiert – sowohl für Sie als Kunden als auch für uns. So ist sichergestellt, dass jeder im Supportfall genau weiß, was zu tun ist.
5️⃣ GoLive & Schulung – Ihr Team wird fit für das neue System
Nach erfolgreicher Umsetzung folgt der GoLive. In einer ersten Schulung werden die User trainiert, sodass sie direkt mit dem System arbeiten können. Doch wir wissen, dass die besten Fragen erst dann kommen, wenn man das System im Alltag nutzt. Deshalb gibt es nach zwei bis drei Wochen eine zweite Schulung, in der weitere Fragen beantwortet und letzte Feinjustierungen vorgenommen werden.
6️⃣ Kontinuierliche Optimierung – Nach dem Projekt ist vor dem Projekt
Nach dem erfolgreichen GoLive ist das Projekt offiziell abgeschlossen – doch die Reise ist noch nicht vorbei! Da wir von Anfang an Prioritäten gesetzt haben, kann das System nun schrittweise weiter ausgebaut werden. Jetzt, wo alle mit dem System vertraut sind, können weitere Prozesse optimiert und zusätzliche Funktionen integriert werden.
📂 Bereit für den nächsten Schritt? Lassen Sie uns gemeinsam Ihr DMS-Projekt starten – effizient, strukturiert und ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten! 🚀
